Rôles dans la copropriété
Comprendre le rôle de chaque acteur simplifie les démarches, évite les confusions et permet de contacter la bonne personne au bon moment. Les points ci-dessous résument les responsabilités principales de chaque rôle dans la copropriété.
Sommaire
Le syndicat des copropriétaires
Le syndicat des copropriétaires, ou le syndicat est une personnalité civile propre, distincte de celle de chaque copropriétaire. Il est responsable des parties communes de l'immeuble et prend des décisions dans l'intérêt du bien et de ses occupants.
Dans un immeuble, tous les copropriétaires forment automatiquement et sans aucune formalité le syndicat de la copropriété communément appelé syndicat de copropriétaires. Le syndicat a pour principale mission de veiller à la conservation et à l'administration de l'immeuble.
Retrouvez plus d'information sur le syndicat sur le site service-public.fr.
Les copropriétaires
Les copropriétaires (ou propriétaires) sont l'ensemble des personnes physiques ou morales qui sont propriétaires par indivis d'un lot de la copropriété. Ils sont automatiquement membres du syndicat des copropriétaires.
À ce titre, les copropriétaires sont les principaux décisionnaires concernant l'administration de l'immeuble. Ils votent les décisions lors des assemblées générales, chaque décision étant prise en fonction des règles définies par le règlement de copropriété et pondérée selon la quote-part (ou tantièmes) de chacun. Ainsi, ils déterminent collectivement les choix de gestion, d'entretien ou de travaux relatifs à leurs biens communs, conformément aux dispositions légales et contractuelles qui encadrent la copropriété.
C'est au syndic de copropriété qu'il revient d'établir, de mettre à jour et de tenir la liste de tous les copropriétaires de l'immeuble, avec leurs coordonnées et la description de leur lot. Cette mission est essentielle pour assurer la bonne gestion de la copropriété et garantir que chaque copropriétaire soit informé et impliqué dans les décisions importantes.
Les bailleurs
Les bailleurs, aussi appelés propriétaires bailleurs ou propriétaires non occupants, sont des copropriétaires qui mettent leur lot en location. Un contrat commercial, appelé bail, doit exister entre le propriétaire bailleur et le locataire. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les obligations des bailleurs sur le site service-public.fr.
Les bailleurs sont les premiers gestionnaires de leurs locataires, c'est à eux qu'il revient d'assurer la bonne communication, de recueillir les besoins ou demandes et de servir d'interface avec le syndic et le conseil syndical. Ce rôle, parfois prenant, peut être délégué à un mandataire, qui assure alors la relation courante avec le ou les locataires à leur place.
Les bailleurs sont tenus de respecter le règlement de copropriété. Ils doivent aussi s'assurer que les locataires respectent le règlement de copropriété et les règles de vie collective. Ils doivent souscrire une assurance propriétaire non occupant (PNO), distincte de l'assurance habitation des locataires, afin de couvrir leurs responsabilités et les risques liés au logement.
Les bailleurs sociaux sont des organismes publics ou mixtes qui sont propriétaires de lots, qu'ils louent à des ménages modestes. Comme les autres bailleurs, ils assurent la gestion de leurs locataires dans le respect du règlement de copropriété.
Les mandataires
Il arrive que des propriétaires confient la gestion locative à un mandataire (société de gestion locative, administrateur de biens, etc.). Dans ce cas, les demandes courantes des locataires passent par ce mandataire, qui relaye ensuite les sujets nécessaires au bailleur. Après examen, c'est le bailleur qui, si besoin, transmet les demandes ou retours au syndic ou au conseil syndical.
Les mandataires ont un rôle d'interface : ils collectent les demandes, s'assurent de leur conformité au règlement de copropriété et transmettent au bailleur ou au syndic les points qui nécessitent une action ou une décision. Ils veillent aussi à rappeler aux locataires leurs obligations.
Les locataires
Les locataires sont les personnes qui louent un bien immobilier (ex. : appartement, parking) à un ou plusieurs copropriétaires. Un contrat commercial, appelé bail, doit exister entre le copropriétaire et le locataire. Vous pouvez retrouver les obligations du bailleur et les obligations du locataire sur le site service-public.fr.
Le syndic et le conseil syndical ne sont pas les interlocuteurs premiers des locataires.
C'est à chaque propriétaire bailleur (ou à la société de gestion qui le représente) d'assurer la communication avec ses locataires.
Chaque locataire doit donc lui adresser ses demandes. Charge à lui de prendre contact avec le syndic ou le conseil syndical lorsque c'est nécessaire.
Pour simplifier certaines demandes (eg: un changement d'étiquette de boîte aux lettres) ou dans des cas d'urgence, l'utilisation d'une plateforme collaborative, comme Qopro, permettant à tous les acteurs d'échanger en même temps réduit les délais et le nombre d'allers-retours.
Le conseil syndical
Le conseil syndical de copropriété, ou conseil syndical, est composé de copropriétaires élus par le syndicat lors de l'assemblée générale, pour une durée définie par le règlement de copropriété.
Ils ne sont pas rémunérés et vous répondent sur leur temps libre ; soyez compréhensif sur les délais de réponse et leur capacité à vous aider.
Le conseil syndical contrôle le syndic de copropriété et l'assiste dans ses missions. Il ne peut pas se substituer au syndic de copropriété et n'a qu'un rôle consultatif.
En cas de manquements graves du syndic, le conseil syndical peut convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de révoquer le syndic.
Le conseil syndical représente le syndicat des copropriétaires et œuvre dans l'intérêt général, c'est-à-dire celui de tous les copropriétaires.
Il n'est pas le représentant, ni le défenseur, de l'intérêt d'un copropriétaire en particulier contre ceux du syndicat de copropriété, représenté par le syndic de copropriété.
Retrouvez plus d'information sur la mission du conseil syndical sur le site service-public.fr.
Le syndic de copropriété
Le syndic de copropriété (ou le syndic) est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Il administre l'ensemble des affaires de la copropriété, gère ses finances, exécute les décisions de l'assemblée générale et veille à l'application du règlement de copropriété.
Si vous êtes copropriétaire, c'est votre premier interlocuteur sur les sujets de la copropriété.
Le syndic de copropriété peut être :
- un syndic professionnel : une société privée spécialisée, rémunérée par le syndicat.
- un syndic bénévole : un copropriétaire qui se porte volontaire pour gérer la copropriété gratuitement.
- un syndic coopératif : le président du conseil syndical qui gère la copropriété en qualité de bénévole.
Retrouvez plus d'information sur la mission du syndic sur le site service-public.fr.
Les prestataires
Les prestataires sont des intervenants missionnés par le syndic pour réaliser des prestations de services à destination du syndicat.
Les prestataires interviennent de manière ponctuelle, sur ordre de service ou bon de commande (ex. : un plombier pour un problème de fuite), ou de manière récurrente dans le cadre d'un contrat de prestation de services (ex. : un ascensoriste pour le contrôle technique des ascenseurs).
Les prestataires se chargent généralement des tâches que le syndicat souhaite ou doit déléguer à un spécialiste. Le pilotage et le contrôle relèvent de la responsabilité du syndic. Le conseil syndical, dans sa mission d'assistance au syndic, peut également interagir avec les différents prestataires pour faciliter les échanges et la coordination.
Le gardien
Le gardien (ou gestionnaire d'immeuble) assure l'entretien courant des parties communes, signale les incidents et facilite l'intervention des prestataires.
Il n'est pas décisionnaire sur les sujets de gestion de copropriété. Les demandes administratives ou contractuelles doivent être adressées au syndic ou au bailleur selon les cas.
La plateforme Qopro
La plateforme Qopro, ou Qopro, est un service en ligne conçu pour simplifier les missions, limiter les répétitions et rassembler les différents acteurs de la copropriété autour d'un outil pratique, collaboratif et fiable.
Qopro permet aux habitants de communiquer facilement entre eux, d'obtenir les codes d'accès à l'immeuble, de faire des demandes de badges, ou encore de demander un changement d'étiquette de boite aux lettres, et ce, directement auprès des bons intervenants, sans devoir adresser chaque intermédiaire indépendamment.
La plateforme facilite également les missions du conseil syndical en leur permettant de suivre les sujets de la copropriété avec le syndic de manière efficace, d'organiser la prise de décisions (votes) ou des sondages des habitants.
Grâce à Qopro, le syndic peut s'addresser facilement à l'ensemble des habitants, qu'ils soient propriétaires ou locataires. En effet, habituellement, le syndic ne dispose pas directement des informations de contact des locataires et doit compter sur les bailleurs ou leurs mandataires pour transmettre les messages importants, ce qui peut entraîner des pertes d'information ou des délais.
Vous pouvez lire l'article dédié à l'histoire de la création de la plateforme Qopro ici.